Datenspeicherung
Datenspeicherung umfasst die Erfassung, Organisation und langfristige Aufbewahrung von Daten in digitaler oder physischer Form. Sie spielt eine zentrale Rolle in der modernen Informationsverarbeitung und betrifft sowohl personenbezogene Daten als auch geschäftliche Informationen.
Im Zusammenhang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bezieht sich Datenspeicherung speziell auf die sichere und gesetzeskonforme Aufbewahrung personenbezogener Daten, um Datenschutzrechte zu schützen und gesetzliche Vorschriften zu erfüllen.
Datenspeicherung – Arten
Cloud-Speicherung:
Nutzung externer Server, die über das Internet zugänglich sind.
Lokale Speicherung:
Speicherung auf internen Systemen oder firmeneigenen Servern.
Digitale Speicherung:
Speicherung in Datenbanken, auf Servern oder in Cloud-Umgebungen.
Physische Speicherung:
Aufbewahrung auf Datenträgern wie Festplatten, USB-Sticks oder Papierdokumenten.
Hybride Speicherung:
Kombination aus lokaler Speicherung und Cloud-Lösungen für mehr Flexibilität und Sicherheit.
Datenspeicherung – Anforderungen der DSGVO
Die DSGVO stellt klare Vorgaben für die Speicherung personenbezogener Daten:
- Zweckbindung: Daten dürfen nur für festgelegte und legitime Zwecke gespeichert werden.
- Speicherbegrenzung: Daten sind nur so lange aufzubewahren, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.
- Sicherheit: Geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) müssen Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Manipulation schützen.
- Datenminimierung: Es sollen nur die notwendigen Daten gespeichert werden.
- Transparenz: Betroffene müssen über Speicherdauer und Verwendungszweck informiert werden.
- Nachweispflicht: Unternehmen müssen dokumentieren, dass sie die DSGVO-Vorgaben einhalten.
Datenspeicherung – wie lange dürfen Daten gespeichert werden?
Die DSGVO schreibt keine festen Fristen vor, sondern verlangt eine zweckgebundene Speicherung. Typische Aufbewahrungsfristen:
- Steuer- und Handelsunterlagen: 6 bis 10 Jahre je nach nationaler Gesetzgebung.
- Bewerberdaten: Maximal 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens.
- Kundendaten: Bis zur Beendigung der Geschäftsbeziehung, sofern keine gesetzliche Pflicht zur längeren Speicherung besteht.
- Newsletter-Daten: Bis zum Widerruf der Einwilligung durch den Nutzer.
- Server-Logfiles: Oft 7 bis 30 Tage, je nach Sicherheitsanforderungen.
Datenspeicherung – Technische Maßnahmen
Datenredundanz:
Speicherung an mehreren Standorten zur Ausfallsicherheit.
Zugriffsmanagement:
Beschränkung des Datenzugriffs auf autorisierte Personen.
Backups:
Regelmäßige Sicherung der Daten zur Vermeidung von Datenverlust.
Firewalls & Sicherheitssoftware:
Schutz gegen Cyberangriffe und unbefugte Zugriffe.
Verschlüsselung:
Schutz der Daten bei Speicherung und Übertragung durch sichere Verschlüsselungsverfahren (z. B. AES-256, TLS).
Anonymisierung & Pseudonymisierung:
Schutz personenbezogener Daten durch Techniken zur Datenverfremdung.
Datenspeicherung – Herausforderungen
- Datenvolumen: Wachsende Datenmengen erfordern leistungsfähige Speicherinfrastrukturen.
- Sicherheitsrisiken: Bedrohungen durch Cyberangriffe oder Datenpannen.
- Einhaltung rechtlicher Vorgaben: Unternehmen müssen nationale und internationale Datenschutzvorschriften beachten.
- Technische Komplexität: Verwaltung und Sicherung moderner Speichersysteme erfordern Fachwissen.
- Löschungspflichten: Daten müssen fristgerecht gelöscht werden, auch aus Backups.
Datenspeicherung – Rechte betroffener Personen
- Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Nutzer können erfragen, welche Daten gespeichert sind.
- Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Falsche oder unvollständige Daten müssen korrigiert werden.
- Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Daten müssen gelöscht werden, wenn der Verarbeitungszweck entfällt.
- Recht auf Einschränkung (Art. 18 DSGVO): Personen können die Nutzung ihrer Daten begrenzen lassen.
- Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Bereitstellung von Daten in einem übertragbaren Format.
Datenspeicherung – bewährte Vorgehensweise für eine DSGVO-konforme Speicherung
- Definierte Speicherfristen: Klare Richtlinien zur Aufbewahrung und Löschung von Daten festlegen.
- Regelmäßige Audits: Überprüfung gespeicherter Daten auf Notwendigkeit und Sicherheitsstandards.
- DSGVO-konforme Cloud-Anbieter: Nur Dienstleister wählen, die Datenschutzstandards einhalten.
- Datenklassifizierung: Einstufung von Daten nach Sensibilität, um geeignete Schutzmaßnahmen zu treffen.
- Mitarbeiterschulungen: Sensibilisierung für Datenschutzrichtlinien und den sicheren Umgang mit Daten.
Auf den Punkt gebracht
Die sichere und rechtskonforme Datenspeicherung ist essenziell für Unternehmen, um personenbezogene Daten zu schützen und gesetzliche Vorgaben einzuhalten. Klare Speicherregeln, moderne Sicherheitsmaßnahmen und regelmäßige Kontrollen helfen, Datenschutzrisiken zu minimieren und die Integrität der Daten langfristig zu gewährleisten.