Was ist das Worst-Case-Szenario für Studierende, Büromenschen oder Autorinnen und Autoren? Wer mit einem Augenzwinkern antworten will, würde vielleicht sagen: Der Kaffee ist alle.
Dass Dateien von einem Moment auf den anderen unwiederbringlich verschwinden, erwartet man dagegen eher in schlechten Filmen oder mäßigen Witzen. Umso unangenehmer ist es, wenn genau das tatsächlich passiert. In der vergangenen Woche ist einer Kollegin genau das widerfahren: Von einer Sekunde auf die andere waren sämtliche Dateien auf ihrem Desktop verschwunden.
Und ja, die Überschrift ist bewusst zugespitzt. Aber in unserer Testumgebung ließ sich genau dieses Verhalten reproduzieren: Microsoft Word löschte beim Speichern einer Datei mit Fragezeichen im Dateinamen sämtliche Inhalte auf dem Mac-Desktop.
Word auf dem Mac: Plötzlich war der Desktop leer
Wir sind auf ein Problem gestoßen, das nicht nur unsere IT überrascht hat, sondern auch den Arbeitsablauf erheblich störte. Dateien, die auf dem Desktop lagen, waren plötzlich verschwunden. Ohne Vorwarnung, ohne Rückfrage, ohne erkennbare Aktion.
Die letzten Schritte vor dem Vorfall ließen sich nur unvollständig rekonstruieren. Die Kollegin hatte in einem Word-Dokument gearbeitet und parallel mindestens einen Browser geöffnet. Wir arbeiten auf Macs, nutzen für die Texterstellung aber Microsoft Word beziehungsweise Microsoft 365.
Dateien verschwunden: Erste Suche in Papierkorb, Server und iCloud
Die naheliegendste Erklärung war zunächst: versehentlich gelöscht. Doch im Papierkorb war nichts zu finden. In den zuletzt verwendeten Dateien tauchten die Dokumente zwar noch auf, sowohl in macOS als auch in Word selbst. Öffnen ließen sie sich jedoch nicht. Die Meldung: Die Dateien seien verschoben oder gelöscht worden.
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Keine Spur im Papierkorb oder auf dem Server
Die zweite Vermutung: Vielleicht wurden die Dateien auf unseren zentralen Datenserver verschoben, auf dem alle relevanten Agenturdokumente liegen. Also wurde der Server durchsucht, zunächst über die Suchfunktion, anschließend auch händisch. Ergebnis: nichts.
Anschließend prüften wir mögliche macOS-Einstellungen. Denkbar wäre gewesen, dass eine automatische Funktion Desktop-Dateien in ein anderes Verzeichnis verschiebt. Auch hier fanden wir keinen Hinweis.
Auch Cloud-Synchronisation und Malware schieden aus
Kurz stand außerdem die Frage im Raum, ob ein Angriff, Malware oder ein anderer externer Eingriff eine Rolle gespielt haben könnte. Das ließ sich anhand der ein- und ausgehenden Verbindungen jedoch schnell als unwahrscheinlich einstufen.
Auch eine automatische Synchronisation mit iCloud oder anderen Diensten wurde geprüft. Möglich wäre gewesen, dass Dateien kopiert und anschließend lokal entfernt wurden. Doch auch dort fanden sich keine der betroffenen Dateien.
Word-Dateien weg: Der Fehler war zunächst nicht reproduzierbar
Zu diesem Zeitpunkt sah es so aus, als seien die Dateien schlicht verschwunden. Der Fehler war zunächst nicht reproduzierbar, die Ursache unklar. Da kundenrelevante Dokumente grundsätzlich auf unserem Server gespeichert werden, entstand zumindest kein größerer Schaden.
Was gerade in Bearbeitung war oder als Gedankenstütze auf dem Desktop lag, blieb allerdings verschwunden. Die betroffene Kollegin machte sich also daran, die fehlenden Inhalte so gut wie möglich wiederherzustellen.
Zehn Minuten später war der Desktop erneut leer.
Desktop erneut leer: Der Word-Fehler ließ sich nachstellen
Der zweite Vorfall hatte immerhin einen Vorteil: Unsere IT hatte nun einen konkreteren Ansatzpunkt. Offenbar war der Fehler doch reproduzierbar.
Zunächst rückte erneut die Cloud-Synchronisation in den Fokus. Doch auch diesmal waren die Dateien dort nicht zu finden. Also wurden die letzten Schritte vor der Löschung unter Beobachtung noch einmal wiederholt:
- Browser öffnen und suchen: nichts.
- Einen neuen Ordner auf dem Desktop anlegen: nichts.
- Eine Word-Datei öffnen: ebenfalls nichts.
- Eine Kopie derselben Datei über „Speichern unter“ anlegen, einen neuen Dateinamen eingeben, Enter drücken: Der Desktop war wieder leer.
Fragezeichen im Dateinamen: Der Auslöser für die gelöschten Desktop-Dateien
Nach mehreren Tests verdichtete sich der Verdacht: In unserer Umgebung löste Microsoft Word den Fehler aus, sobald der neue Dateiname ein Fragezeichen enthielt.
Das Ergebnis war drastisch. Word entfernte nicht nur die gerade gespeicherte Datei, sondern alle Inhalte, die auf dem Desktop lagen. Nach unseren Beobachtungen versuchte Word sogar, den Desktop selbst zu löschen, scheiterte dabei jedoch an fehlenden Berechtigungen.
Einige Tests später stellte sich zudem heraus, dass schon ein Öffnen der Word-Datei-Historie (also des Verzeichnisses der zuletzt bearbeiteten Dateien), in der ein Dateiname mit Fragezeichen gelistet war, eine Desktop-Löschung auslöst.
Das Verhalten trat hingegen nicht auf, wenn die Word-Datei vorher in einen separaten Ordner gelegt wurde. In diesem Fall wurde die Datei allerdings auch nicht korrekt gespeichert.
Technische Eckdaten
Damit der Vorfall besser eingeordnet und gegebenenfalls überprüft werden kann, dokumentieren wir hier die wichtigsten technischen Eckdaten:
- Microsoft Word-Version: 16.109.3, Microsoft 365
- Speicherort der betroffenen Datei: Desktop
- Dateiformat: .docx
- Dateiname beim Test: verschiedene, unter anderem „Test?.docx“
- Position des Fragezeichens im Dateinamen: Mitte und Ende
- Cloudspeicher (OneDrive, iCloud etc.): inaktiv
- iCloud-Synchronisierung für „Schreibtisch & Dokumente“: inaktiv
- Papierkorb nach Löschung geprüft: ja
- Zuletzt verwendete Dateien geprüft: ja
- Wiederherstellung möglich: nur eingeschränkt
- Reproduzierbarkeit: auf dem betroffenen Gerät
Diese Angaben sind wichtig, weil wir aktuell nicht abschließend sagen können, ob es sich um einen allgemeinen Word-Bug oder ein Zusammenspiel verschiedener Komponenten handelt.
Was passiert beim Speichern unter in Word?
Unsere IT hat anschließend verschiedene Varianten geprüft. Dabei ergab sich folgendes Bild:
- Liegt die Word-Datei vor dem Speichern in einem Ordner, werden die übrigen Dateien nicht gelöscht. Die gewünschte Datei wird dann jedoch ebenfalls nicht wie erwartet gespeichert.
- An welcher Stelle das Fragezeichen im Dateinamen steht, scheint keine Rolle zu spielen. Der Fehler trat unabhängig davon auf, ob das Fragezeichen am Anfang, in der Mitte oder am Ende des Dateinamens stand. Eine Wiederherstellung der gelöschten Daten war nur teilweise möglich.
- Einige Dateien ließen sich über Umwege oder mit Glück wiederfinden, andere blieben verschwunden.
- Word unterschied offenbar nicht zwischen der bearbeiteten Datei und anderen Dateien auf dem Desktop. Alles, was dort lag, wurde entfernt. Das lässt vermuten, dass Word das Desktop-Verzeichnis in diesem Moment fälschlicherweise, wie ein temporäres Arbeitsverzeichnis behandelt und anschließend „aufräumt“. Warum dieses Verhalten nur auf dem Desktop und nicht in anderen Ordnern auftrat, können wir derzeit nicht sicher sagen.
Warum der Word-Bug für Mac-Nutzer relevant ist
Selbst wenn sich am Ende herausstellt, dass der Fehler nur in einer bestimmten Kombination aus macOS-Version, Word-Version, Speicherort und Synchronisation auftritt, bleibt der Fall relevant. Denn genau solche Kombinationen sind im Arbeitsalltag normal. Niemand arbeitet in einer sterilen Testumgebung.
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Der Alltag ist keine saubere Testumgebung
Dateien liegen lokal, Programme speichern temporär, Cloud-Dienste synchronisieren, Server sind eingebunden und parallel sind mehrere Anwendungen geöffnet.
Genau deshalb ist ein solcher Fehler so gefährlich: Er tritt nicht dort auf, wo man ihn erwartet.
Es gibt keine deutliche Warnung, keine Rückfrage und keinen offensichtlichen Zwischenschritt. Der Desktop ist einfach leer.
Was tun, wenn Word Dateien löscht oder der Desktop leer ist?
Der Vorfall zeigt vor allem eines: Der Desktop ist kein sicherer Ablageort für wichtige Dateien. Er ist praktisch, schnell erreichbar und im Alltag verführerisch bequem. Aber sobald dort relevante Arbeitsstände liegen, entsteht ein Risiko.
Drei einfache Regeln für den Umgang mit Word-Dateien
Für uns ergeben sich daraus drei einfache Regeln:
Erstens
Wichtige Dateien gehören nicht dauerhaft auf den Desktop, sondern in definierte Projektordner oder auf den zentralen Server.
Zweitens
Sonderzeichen in Dateinamen sollten vermieden werden, insbesondere wenn Dateien zwischen verschiedenen Programmen, Betriebssystemen oder Cloud-Diensten genutzt werden.
Das gilt besonders für Zeichen wie Fragezeichen, Doppelpunkt, Schrägstrich, Backslash oder andere Sonderzeichen, die je nach System und Anwendung unterschiedlich interpretiert werden können.
Drittens
Lokale Arbeitsstände brauchen ein Backup. Gerade bei Dateien, die noch nicht auf dem Server liegen, entscheidet das Backup im Ernstfall darüber, ob ein technisches Problem ärgerlich oder wirklich teuer wird.
Ob es sich in unserem Fall um einen Word-Bug, ein Zusammenspiel aus Word und macOS oder eine Besonderheit unserer lokalen Umgebung handelt, können wir aktuell nicht abschließend sagen. Sicher ist nur: Der Fehler war reproduzierbar, die Dateien waren weg und ein einzelnes Fragezeichen im Dateinamen reichte aus, um das Problem auszulösen.
Manchmal ist der leere Kaffeebecher also doch nicht das schlimmste Szenario im Büro.